Privacyverklaring

Privacyverklaring Salutions
Versie: september 2026
1. Wie zijn wij?
Salutions B.V. (hierna: “Salutions”, “wij” of “ons”) is gespecialiseerd in salarisverwerking,
HRM-ondersteuning en advisering op het gebied van loonheffingen, sociale zekerheid,
arbeidsrecht en aanverwante personeelsvraagstukken. Wij leveren onze diensten aan
werkgevers, accountants- en administratiekantoren en andere organisaties.
Contactgegevens
Salutions
Plesmanstraat 59
3905 KZ Veenendaal
Telefoon: 0318-860315
E-mail: info@salutions.nl
Website: www.salutions.nl
2. Waarom deze privacyverklaring?
Wij vinden het belangrijk dat uw persoonsgegevens zorgvuldig worden behandeld. In
deze privacyverklaring leggen wij uit:
 welke persoonsgegevens wij verwerken;
 waarom wij deze gegevens verwerken;
 op basis van welke grondslag wij dit doen;
 hoe lang wij gegevens bewaren;
 met wie wij gegevens delen;
 welke rechten u heeft.
Wij verwerken persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening
Gegevensbescherming (AVG).
3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Afhankelijk van de dienstverlening kunnen wij de volgende persoonsgegevens
verwerken:
Van websitebezoekers
 naam;
 telefoonnummer;
 e-mailadres;
 IP-adres;
 gegevens over uw bezoek aan onze website;
 contactverzoeken via formulieren of e-mail.
Van klanten en contactpersonen
 naam;
 functie;
 bedrijfsgegevens;
 adresgegevens;
 telefoonnummer;
 e-mailadres;
 factuur- en betaalgegevens.
Van werknemers van onze klanten
In het kader van salaris- en HR-dienstverlening kunnen wij onder andere verwerken:
 naam, adres en woonplaats;
 geboortedatum;
 personeelsnummer;
 contactgegevens;
 BSN;
 bankrekeningnummer;
 salarisgegevens;
 verlof- en verzuimgegevens;
 arbeidscontractgegevens;
 fiscale en sociale zekerheidsgegevens;
 overige gegevens die noodzakelijk zijn voor correcte salarisverwerking en HR
administratie.
4. Voor welke doeleinden gebruiken wij persoonsgegevens?
Wij verwerken persoonsgegevens voor:
 het uitvoeren van overeenkomsten;
 salarisadministratie en salarisverwerking;
 HRM-ondersteuning;
 personeelsinformatiesystemen en werknemersportalen;
 advisering op arbeidsrechtelijk, fiscaal en sociaalverzekeringsgebied;
 klantcontact en ondersteuning;
 facturatie en financiële administratie;
 naleving van wettelijke verplichtingen;
 verbetering van onze dienstverlening en websitebeveiliging.
5. Op welke grondslag verwerken wij persoonsgegevens?
Wij verwerken persoonsgegevens op basis van één of meer van de volgende
grondslagen:
 uitvoering van een overeenkomst;
 naleving van een wettelijke verplichting;
 gerechtvaardigd belang;
 toestemming, indien wettelijk vereist.
6. Verwerkersrol van Salutions
Bij een groot deel van onze dienstverlening, zoals salarisverwerking en HR-administratie,
treedt Salutions op als verwerker namens haar klanten. De klant blijft in deze situaties
verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens als
verwerkingsverantwoordelijke.
Met klanten sluiten wij, indien vereist, een verwerkersovereenkomst waarin afspraken
worden gemaakt over de verwerking en beveiliging van persoonsgegevens.
7. Met wie delen wij persoonsgegevens?
Wij verstrekken persoonsgegevens uitsluitend wanneer dit noodzakelijk is voor onze
dienstverlening of wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.
Persoonsgegevens kunnen worden gedeeld met:
 softwareleveranciers;
 salaris- en HR-platformen;
 accountants en belastingadviseurs;
 IT-dienstverleners;
 hostingproviders;
 overheidsinstanties zoals de Belastingdienst, UWV en pensioenfondsen;
 andere partijen indien dit wettelijk verplicht is.
Met partijen die in onze opdracht persoonsgegevens verwerken sluiten wij waar nodig
verwerkersovereenkomsten.
8. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte
Wanneer persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER) worden
verwerkt, zorgen wij ervoor dat passende waarborgen worden getroffen conform de AVG,
bijvoorbeeld door het gebruik van standaardcontractbepalingen van de Europese
Commissie.
9. Hoe beveiligen wij persoonsgegevens?
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om
persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang en
andere vormen van onrechtmatige verwerking.
Deze maatregelen omvatten onder meer:
 toegangsbeveiliging;
 sterke wachtwoordrichtlijnen;
 versleutelde verbindingen (SSL/TLS);
 periodieke software-updates;
 logging en monitoring;
 beperkte toegang tot persoonsgegevens op basis van functie.
10. Bewaartermijnen
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor zij
zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaarplicht geldt.
In het algemeen hanteren wij de volgende uitgangspunten:
 administratieve gegevens: minimaal 7 jaar;
 salarisadministratie: conform wettelijke bewaartermijnen;
 contactverzoeken: maximaal 2 jaar na afhandeling;
 overige gegevens: zolang noodzakelijk voor de dienstverlening of wettelijke
verplichtingen.
11. Cookies
Onze website kan gebruikmaken van functionele, analytische en eventueel
marketingcookies.
Voor zover wettelijk vereist vragen wij vooraf toestemming voor het plaatsen van
cookies.
Meer informatie hierover vindt u in onze cookieverklaring.
12. Uw rechten
U heeft het recht om:
 inzage te vragen in uw persoonsgegevens;
 persoonsgegevens te laten corrigeren;
 persoonsgegevens te laten verwijderen;
 verwerking te beperken;
 bezwaar te maken tegen verwerking;
 gegevens over te dragen (dataportabiliteit);
 eerder gegeven toestemming in te trekken.
Verzoeken kunt u richten aan: info@salutions.nl
Wij reageren in beginsel binnen één maand.
13. Klachten
Wanneer u van mening bent dat wij niet zorgvuldig omgaan met uw persoonsgegevens,
horen wij dat graag zodat wij samen naar een oplossing kunnen zoeken.
Daarnaast heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens
via:
https://autoriteitpersoonsgegevens.nl
14. Wijzigingen
Salutions behoudt zich het recht voor deze privacyverklaring te wijzigen. De meest
actuele versie wordt gepubliceerd op www.salutions.nl.